A cabeça da sua empresa está na nuvem quando se trata de proteger os dados dos funcionários? Para acompanhar as mudanças legislativas, é essencial entender como os novos sistemas digitais oferecem um caminho seguro para o futuro, escreve o diretor de folha de pagamento da AAB, Stuart Law
Ter uma estratégia de tecnologia clara é importante para lidar com a crescente complexidade das operações de folha de pagamento e para cumprir as regulamentações do Reino Unido e internacionais .
Poucas organizações estão operando sistemas de folha de pagamento baseados em nuvem e, consequentemente, dados confidenciais são transmitidos regularmente por e-mail ou outras trocas de dados não seguras, colocando a organização em risco de violação de dados.
Os sistemas de folha de pagamento baseados em nuvem oferecem segurança adicional por meio de tecnologia criptografada e suporte não encontrado com frequência em sistemas tradicionais usados por PMEs.
O risco de ser vítima de exposição de dados ou fraude aumenta muito sem essa criptografia.
A mudança para o trabalho remoto nos últimos anos foi adotada em muitos setores. Com esse ajuste nos hábitos de trabalho esperado para continuar, proteger informações confidenciais de funcionários em vários espaços de trabalho (ou escritórios domésticos) pode ser extremamente desafiador, a menos que o sistema seja baseado na nuvem.
Os sistemas baseados em nuvem podem oferecer tranquilidade, pois todos os dados são mantidos em um sistema que usa a mais recente tecnologia de segurança, ao mesmo tempo em que adere a quaisquer alterações legislativas.
Com um número crescente de sistemas de folha de pagamento e departamentos de folha de pagamento disponíveis, as organizações enfrentam a difícil decisão de selecionar o ajuste certo para seus negócios .
Tomar a decisão certa com base no apetite de risco de sua organização, juntamente com uma compreensão da estratégia mais ampla de TI e de negócios, é de vital importância para a seleção do sistema de folha de pagamento.
Ter dados confiáveis é cada vez mais importante para garantir governança e controle sobre sistemas e processos.
Ao mesmo tempo, os funcionários esperam que você aja com responsabilidade com suas informações pessoais e respeite seu direito à privacidade.
O não cumprimento da lei pode levar a sérias consequências jurídicas e financeiras, bem como a desafios operacionais significativos, como interrupção dos negócios, perdas financeiras e danos à reputação.
PERGUNTAS PARA NEGÓCIOS
As tendências da tecnologia DIGITAL e as expectativas mais altas levaram a recursos como relatórios em tempo real, envio de recibos de pagamento para dispositivos móveis, produção de informações significativas a partir de volumes significativos de dados e comunicação da folha de pagamento com outros sistemas, que transformaram o cenário da folha de pagamento.
Gerentes e proprietários de empresas que desejam atualizar sua estratégia de tecnologia devem começar perguntando:
- Nossos dados de folha de pagamento estão seguros e realizamos testes de penetração ou testamos a conformidade com a ISO 27001?
- Nosso atual sistema de folha de pagamento ou agência terceirizada se encaixa na estratégia global de tecnologia?
- Analisamos o custo de execução dos sistemas globais de folha de pagamento e o número de fornecedores?
- Estamos confiantes de que nosso provedor terceirizado pode fornecer uma solução de folha de pagamento liderada por tecnologia de ponta a ponta?Como podemos aproveitar a tecnologia para um processo de folha de pagamento mais resiliente e eficiente?
A VISÃO DO ESPECIALISTA
PAGAR os funcionários com precisão e pontualidade sempre foi o principal objetivo da folha de pagamento.
Historicamente, a folha de pagamento tem sido vista como uma função de baixo risco, geralmente automatizada ou terceirizada. Agora, ataques cibernéticos e violações de dados estão incomodando com mais frequência os níveis mais altos de gerenciamento.
Em um momento em que os impostos trabalhistas são agora a maior fonte de receita do governo, é lógico revisar sua função de folha de pagamento para garantir que seja eficiente e segura.
As autoridades fiscais veem cada vez mais a função da folha de pagamento como seu principal agente de arrecadação de impostos, transferindo o ônus da responsabilidade para os empregadores no que pode parecer mudanças regulatórias contínuas.
É fundamental que a função de folha de pagamento opere de forma eficiente e atenda a todos os requisitos legais.
Adotar a tecnologia baseada em nuvem ajudará os empregadores a pagar seus funcionários com precisão e pontualidade, mantendo-se totalmente em conformidade com todas as políticas do HMRC.
